Zeiterfassungspflicht für Unternehmen

Schon seit dem 14. Mai 2019 ist klar: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kommt. Zu diesem Zeitpunkt hat der europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil beschlossen, dass zum Schutz des Arbeitnehmerrechts und zur genauen Überprüfung der Arbeitsstunden, der Beginn, das Ende sowie alle Pausen erfasst werden müssen. In Deutschland fehlt noch das darauf reagierende Gesetz, dieses soll aber bis Ende 2022 verabschiedet werden.

Um rechtssicher und zuverlässig die Arbeitszeiten im Unternehmen zu erfassen und aufzuzeichnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten, die Gesetzeslage und mögliche Lösungen zur Zeiterfassung.

Inhaltsverzeichnis

• Entscheidung über die Regelung zur Arbeitszeiterfassung
• Zeiterfassung zum Schutz der Arbeitnehmerrechte
• Anforderungen an die Zeiterfassung
• Neue Arten für die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht
• Datenschutz bei der Zeiterfassungspflicht
• Umsetzung der Pflicht für die Arbeitszeiterfassung
• Zeiterfassung für Ihr Unternehmen mit Xpinion

Entscheidung über die Regelung zur Arbeitszeiterfassung

Im Mai 2019 hat der europäische Gerichtshof (EuGH) ein wichtiges Urteil verabschiedet: Die Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden müssen unmittelbar erfasst werden. Dieses Urteil gilt für alle Mitgliedsstaaten der EU, weswegen die Zeiterfassungspflicht auch in Deutschland umgesetzt werden muss. Dabei sind die Arbeitgeber in der Pflicht, den Arbeitnehmern ein verlässliches System zur Verfügung zu stellen. Es geht vor allem darum, die Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen einzuhalten und dies nachprüfbar zu machen.

Die Umsetzung des Urteils des EuGHs in Deutschland ist bisher noch nicht im Arbeitszeitgesetz (Arbzg) erfolgt, derzeit liegt noch kein passender Entwurf vor. Ein entsprechender Gesetzestext soll aber bis Ende 2022 verabschiedet werden. Dabei ist noch nicht klar, wie genau die Zeiterfassung in den verschiedenen Branchen umgesetzt werden soll: Es besteht die Möglichkeit, die Zeiten in einem schriftlichen Formular oder digital zu erfassen.

Zeiterfassung zum Schutz der Arbeitnehmerrechte

Bisher mussten in Deutschland laut Arbeitszeitgesetz (Arbzg) nur die Überstunden sowie die Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen erfasst werden. Durch die neue Regelung des europäischen Gerichtshofs müssen nun alle Arbeitszeiten festgehalten werden. Dabei geht es darum, die Einhaltung der Arbeitszeiten sicher festzuhalten und zu kontrollieren, dass Ruhepausen gemacht werden.

Die Neuregelung der Zeiterfassung ermöglicht es, Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen eine sichere Grundlage zu schaffen. Auf diese kann bei Unstimmigkeiten zurückgegriffen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die vereinbarten Arbeitszeiten eingehalten werden sowie die Arbeitnehmerrechte gewahrt und nicht zu viele Überstunden gemacht werden. Diese Überstunden können dann leicht eingesehen und durch Mehrzahlungen oder Freizeit ausgeglichen werden. Wie das Thema Vertrauensarbeitszeit durch die Änderung des Gesetzes verändert werden wird, ist bisher noch nicht bekannt. Möglicherweise muss die Betriebsvereinbarung angepasst werden.

Anforderungen an die Zeiterfassung im Unternehmen

Da der genaue Gesetzesentwurf bisher noch nicht vorliegt, sind die Anforderungen an die Umsetzung in den deutschen Unternehmen nicht vollständig bekannt. Es ist allerdings klar, dass die Art und Weise der Arbeitszeiterfassung möglichst einfach und in den Alltag der Arbeitnehmer integrierbar sein muss. Des Weiteren sollte sie:

• manipulationssicher,
• unmittelbar,
• objektiv und
• zugänglich sein.

So kann eine flexible Arbeitszeiterfassung möglich gemacht werden. Dabei hat der Arbeitgeber die Pflicht ein solches System zur Verfügung zu stellen, zu warten und für die sichere Nutzung zu sorgen. Dazu zählt auch der Schutz vor unbefugtem Zugriff und die Einhaltung des Datenschutzes. Da teilweise durch neue Arten der Zeiterfassung im Unternehmen verstärkt persönliche Daten der Arbeitnehmenden gesammelt werden, ist dieser Aspekt besonders wichtig.

Neue Arten für die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht

Bei Bürojobs ist eine elektronische Zeiterfassung durch bestehende Software, wie beispielsweise die XP-Zeiterfassung, sehr einfach umzusetzen. Viele dieser Programme ähneln einer klassischen Stechuhr und können gleichzeitig als Verwaltungs-Software für Fehlzeiten und Urlaubstage eingesetzt werden. Ob als App, Desktopanwendung oder Website – mit diesen Programmen kann die Arbeitszeiterfassung einfach, geräteübergreifend und zuverlässig durchgeführt werden.

Allerdings ist nicht jede Branche für eine solche Lösung geeignet. Aus diesem Grund gibt es inzwischen neue Arten und Weisen wie die Erfassung stattfinden kann. Ein Beispiel dafür sind Armbänder, die ähnlich funktionieren wie eine Smart Watch. Mit ihnen kann der Träger besonders flexibel sein: Er benötigt keinen Zugang zu einem Computer, um seine Arbeitszeit zu starten, zu pausieren oder zu beenden. Zusätzlich könnten über solche Armbänder aber auch Bewegungsprofile der Arbeitnehmer erstellt werden. Solche Daten benötigen besonderen Schutz und dürfen nicht weitergegeben werden.

Bisher ist noch nicht genau klar, welche Umsetzungsmöglichkeiten in Deutschland erlaubt beziehungsweise gefordert sein werden. Allerdings ist die Entscheidung für eine elektronische Nachweismethode definitiv die zukunftssicherere.

Datenschutz bei der Zeiterfassungspflicht

Wird die Zeiterfassung schriftlich durchgeführt, müssen diese Formulare über einen Zeitraum von zwei Jahren sicher aufbewahrt werden, um nachvollziehbar und einsehbar zu bleiben. Um die Angaben vor fremden Zugriffen zu schützen, half es in diesen Fällen bereits, das Büro mit den Dokumenten abzuschließen. Eine elektronische Zeiterfassung bietet neue Vorteile, aber auch Herausforderungen bezüglich des Datenschutzes. Dabei muss der Arbeitsgeber genau diesen Schutz der Daten sicherstellen und gewährleisten.

Am einfachsten geht das durch die Verwendung eines rechtssicheren Dienstes. Solche Verwaltungsprogramme ermöglichen die leichte Umstellung auf die elektronische Zeiterfassung und bieten durch Sicherheitsvorkehrungen Schutz vor fremden Zugriffen. Darüber hinaus haben diese Programme meist weitere, praktische Funktionen, mit denen die Verwaltung der Mitarbeitenden vereinfacht werden kann:

• Übersicht über Fehltage
• Übersicht über Minus- und Plus-Stunden
• Verwaltung der Urlaubsansprüche der einzelnen Mitarbeiter
• Team-Kalender für bessere Absprachen
• Einfache Beantragung von Urlaubstagen

Diese Komplettlösungen bieten Unternehmen eine leichte Umstellung auf sichere Erfassungsdienste, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen praktikabel sind. Gleichzeitig bedeuten sie eine zukunftssichere Alternative zu den Papierformularen.

Umsetzung der Pflicht für die Arbeitszeiterfassung

Auch, wenn der Gesetzgeber derzeit noch keine Vorlage für die Einführung von Zeiterfassungssystemen hat, können schon jetzt Arbeitgeber vor Gericht belangt werden, wenn sie die Arbeitszeiten, beziehungsweise Überstunden nicht erfassen. Dabei gibt es mehrere Urteile, in denen die mangelnde Arbeitszeiterfassung zu hohen Bußgeldern geführt hat. Beispielsweise wurde ein Arbeitgeber verurteilt, der in seinem Bautagebuch die Pausenzeiten und genauen Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter aufzeichnen musste, dieser Pflicht aber nicht nachgekommen ist. Durch die fehlenden Aufzeichnungen des Betriebs kann nicht festgestellt werden, ob die Höchstarbeitszeit überschritten wird und wie viel Mehrarbeit geleistet wurde.

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