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Fax für personenbezogene Daten ungeeignet
Obwohl sich die digitale Kommunikation zunehmend beschleunigt, halten viele Unternehmen weiterhin an klassischen Kommunikationsmitteln fest. Als klassisch gilt hier nicht nur die Briefpost, sondern auch das Fax. In Zahlen: Im Jahr 2021 nutzten immer noch 43 Prozent der Unternehmen häufig bis sehr häufig das Fax. Eine neue Entwicklung könnte den Niedergang des Fax jetzt allerdings beschleunigen. Denn: Jetzt mischt sich die Bremer Datenschutzbeauftragte ein.
Ihr vernichtendes Urteil: Das Fax ist nicht DSGVO-konform.
Warum passt das Fax nicht mit der DSGVO zusammen?
Das Problem liegt in der Art der Faxübertragung. Früher war es so, dass für die Übertragung eines Faxes eine exklusive Ende-zu-Ende-Telefonleitung verwendet wurde - und das konnte durchaus als sicher gewertet werden. Das ist heute aber oft nicht mehr der Fall.
Wenn Mitarbeiter eines Unternehmens heute ein Fax versenden, ist ungewiss, ob es beim Empfänger oder der Empfängerin direkt durch ein reales Fax-Gerät ausgedruckt wird. In vielen Unternehmen werden eingehende Faxe nämlich in E-Mails umgewandelt und anschließend weitergeleitet. Ob sie bei diesem Prozedere verschlüsselt werden, lässt sich dabei seitens des Absenders/der Absenderin nicht feststellen. Und genau darin liegt das Problem.
Gehen Sie mit der Fax-Nutzung kein Risiko ein - setzen Sie besser auf moderne Kommunikationswege!
Kritik von Landesbeauftragten für Datenschutz
Das Thema hat die Bremer Landesbeauftragte für Datenschutz im Mai 2021 auf den Tisch gebracht. Online informiert sie darüber, dass das Fax aufgrund verschiedener Unwägbarkeiten hinsichtlich des IT-Schutzziels „Vertraulichkeit“ das gleiche Sicherheitsniveau wie eine unverschlüsselte E-Mail habe. Ein anschauliches Bild: Das Fax ist das Pendant zu einer Postkarte. Das Urteil der Datenschutzbeauftragten:
Das Fax ist in der Regel nicht für die Übertragung personenbezogener Daten geeignet. Und das wiederum bedeutet, dass für den Versand personenbezogener Daten alternative, sichere und damit geeignete Verfahren, wie etwa Ende-zu-Ende verschlüsselte E-Mails oder die herkömmliche Post genutzt werden müssen.
Schicken Sie das Fax in Rente!
Die Bremische Verwaltung plant, bis Ende 2022 alle Faxgeräte durch sicherere Technologien abgelöst zu haben. Ob Behörden, Arztpraxen, Anwaltskanzleien oder Unternehmen: Auch hier sollte möglichst zeitnah ein Wandel erfolgen. Sie möchten bestimmt auch nicht das Risiko eingehen, dass sensible Daten zu Patienten, Klienten, Kunden oder Geschäftspartnern in falsche Hände geraten.
Wir finden neue Lösungen
Gern helfen wir Ihnen dabei, diesen Wandel anzugehen. Wir implementieren zum Beispiel eine sichere E-Mail-Anwendung, kombinieren dies mit einer genauso sicheren E-Mail-Archivierung und helfen Ihnen dabei, sämtliche Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten.
Halten Sie sich an die Vorgaben der DSGVO und vermeiden Sie dadurch unter Umständen saftige Bußgelder - wir unterstützen Sie dabei!
Nehmen Sie jetzt kontakt zu unseren Experten auf!
